Net zoals je met zorg je webontwerpen en digitale concepten samenstelt, presenteer je ook je offertes op een professionele en aantrekkelijke manier. In dit blog vind je tips speciaal voor offertes voor webbureaus om een overtuigende en onderscheidende offerte te maken.
🎬 Laat je identiteit zien
Als webbureau weet je dat de eerste indruk cruciaal is. Tijdens een verkoopgesprek, tijdens een presentatie of pitch, maar ook tijdens het lezen van je offerte. Je levert maatwerk. Je hebt een eigen stijl en identiteit. Laat zien wat de klant van jou kan verwachten door je offerte visueel aantrekkelijk en in lijn met je merkidentiteit te maken. Dit schept de juiste verwachtingen en helpt je een blijvende indruk achter te laten.
💡 Tip
Zet een designer in om elke offerte visueel aantrekkelijk te maken. Dit versterkt de presentatie van referenties en andere belangrijke onderdelen. Het maakt je verhaal krachtiger.
Zie je offerte als een verlengde van je marketingcampagne en zorg ervoor dat deze volledig aansluit op de verwachting die je bij de klant hebt gecreëerd. Zorg wel voor een duidelijke structuur met koppen, subkoppen en bullet points om de leesbaarheid van je offerte te waarborgen.
Visuele elementen spelen een cruciale rol het neerzetten van de identiteit. Gebruik afbeeldingen, grafieken en eventueel video’s om je creatieve stijl en de sfeer van je projecten te benadrukken. Offerte software maakt het eenvoudig om deze elementen toe te voegen. Denk goed na over de boodschap die je met beelden en video’s wilt overbrengen. Zet gerust een designer, foto- of videograaf in.
✍️ Schrijf zoals je praat
Zorg ervoor dat de toon van je offerte altijd aansluit bij de toon van het gesprek dat je hebt gevoerd. Hou een informele toon aan als je een gesprek hebt gehad waarbij je elkaar tutoyeerde en zorg voor een formele toon in je offerte als je elkaar tijdens het gesprek vousvoyeerde.
Stel: je hebt een superleuk, informeel en persoonlijk gesprek met iemand over het ontwerpen en bouwen van een nieuwe website voor je organisatie. Jullie praten over jullie kinderen, leuke uitjes in de buurt en natuurlijk over het project. Jullie hebben een klik en jij gunde hem die opdracht allang. Krijg je daarna toch een officieel document van zijn assistente die begint met ‘Geachte …’. Op zich een goed document om intern te delen, maar het is toch een afknapper.
Begin je offerte met:
- een samenvatting van de klantvraag;
- de oplossing; en
- de voordelen voor de klant.
De offerte moet eenvoudig te begrijpen zijn, ongeacht de technische kennis van de lezer. Vermijd complexe vaktermen, tenzij je zeker weet dat de klant ze begrijpt. Gebruik korte, duidelijke zinnen en een positieve toon.
🗂️ Specificeer de opdracht
Beschrijf je diensten en de technieken die je gebruikt in detail. Geef de klant een helder beeld van wat ze kunnen verwachten. Voeg relevante details toe zoals:
- verschillende fasen van het project;
- met welke webstandaarden je werkt;
- duur en planning van het project;
- hosting- en onderhoudsopties; en
- eventuele extra services.
Binnen deze onderdelen specificeer je de opdracht zoveel mogelijk. Omschrijf welke webstandaarden je gebruikt en omschrijf koppelingen. Specificeer hoe je te werk gaat en vertel welke vorm van projectmanagement je toepast, zoals waterval, agile, scrum of hybride. Dit maakt je offerte concreet en helpt de klant te begrijpen wat je voor hem gaat doen en hoe. Zorg ervoor dat je alle onderdelen ondersteunt met visuele elementen en een duidelijke structuur.
Extra informatie, zoals voorwaarden, voeg je toe als bijlage. Zo blijft je offerte overzichtelijk terwijl de klant toch alle benodigde details kan vinden.
⭐ Zet je verhaal kracht bij
Ondersteun de verschillende onderdelen met recensies en bewijsmateriaal. Laat zien dat andere klanten vertrouwen hebben in je diensten door je beste projecten en recensies te delen. Benoem de resultaten die je hebt behaald om extra overtuigend te zijn. Bouw vertrouwen op door de meest relevante onderdelen voor je nieuwe klant uit te lichten.
- In het verhaal over de duur en de planning van het project voeg je een recensie van een klant toe die specifiek vertelt dat hun project volgens planning is verlopen en de samenwerking soepel verliep.
- Op de plek waar je het hebt over webdesign, voeg je projecten toe die qua stijl en vraag aansluiten bij de klant. Ondersteun deze projecten met recensies van deze klanten over het resultaat.
- Waar je het hebt over webstandaarden wordt het wat technischer. In het geval de klant technische mensen in dienst heeft die meelezen, kan het waardevol zijn om daarover ervaringen van eerdere opdrachtgevers te delen.
🎨 Hou het persoonlijk
Schrijf zoals je praat, gebruik de naam van de klant, stel je team voor en benoem specifieke wensen en behoeften die jullie hebben besproken. Je laat hiermee zien dat je hebt geluisterd en de vraag goed begrijpt. Ook voor terugkerende klanten is het belangrijk te benadrukken dat je hun behoeften kent en oplossingen biedt die resultaat leveren.
💡 Tip
Laat je klant met foto’s of video’s alvast kennis maken met het projectteam. Een korte voorstelvideo laat zien wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen.
Wees niet bang om namen te noemen in je offerte: Bijvoorbeeld: “De volgende stap is groeien. Daarvoor moet het aantal conversies op jullie website omhoog. We hebben eerder met Sam en Lisa gesproken over de doelgroepen, hun gedrag en waar de kansen liggen. Dat heeft jullie, mij en Joanna, veel inzichten gegeven. We starten met…”
Zet gerust een copywriter in om je offerte tekstueel sterk te maken. Dit laat zien wat je als bureau kan en versterkt de impact van je boodschap.
💰 Duidelijkheid over geld
Vertel wat het project de klant gaat opleveren. Dit is vaak moeilijk te voorspellen, maar op basis van eerdere ervaringen kun je wel een inschatting maken. Ondersteun dit vooral met een recensie die hier iets over zegt. Lekker overtuigend.
Vergeet nooit een disclaimer mee te nemen, want je bent afhankelijk van externe factoren. Dan is bijsturen soms nodig. En wat kost dat dan? Zorg dat je elke vraag van de lezer beantwoordt.
Zorg dat je duidelijk bent over de kosten. Voorkom verrassingen. Specificeer per onderdeel. Werk je met een uurtarief? Geef dan aan hoe je tot de ureninschatting bent gekomen en wat je totale kosten zijn. Gebruik offerte software om deze berekeningen eenvoudig en overzichtelijk te presenteren en automatisch te laten uitrekenen. Met optionele posten stelt je klant zelf het project samen en ziet op het scherm wat dat doet met de begroting. Heerlijk die regie!
Lees ook ons blog: Help! De klant wil korting.
📣 En nu: actie!
Geef een geldigheidsduur aan je offerte om een gevoel van urgentie te creëren. Dit helpt de klant bij het nemen van een beslissing. Maak het vervolgens zo makkelijk mogelijk om de offerte te ondertekenen. Met digitale handtekeningen scheelt dat een heleboel print- en scanwerk. Offerte software is helemaal makkelijk. Met een druk op de knop en een digitale handtekening is de opdracht beklonken en is je omzetprognose direct bijgewerkt.
Verdient de offerte een vervolggesprek?
Maak de drempel dan zo laag mogelijk. Voeg een Calendly-link – of andere software – toe, zodat de klant direct een afspraak met je kan plannen. Calendly koppel je makkelijk met je agenda in Google of Microsoft.
Voor degenen die je liever bellen of mailen: vermeld je contactgegevens altijd duidelijk.
Snel en efficiënt een offerte maken als webbureau
Als webbureau wil je je tijd besteden aan het ontwerpen van indrukwekkende websites, niet aan het maken van offertes. Met deze tips in de hand en de offerte software van Offri creëer je snel en moeiteloos offertes die de behoeften van je klanten perfect weergeven.
Vormgegeven onderdelen en standaardteksten voor verschillende onderdelen laad je alvast in je bibliotheek, zodat je deze bij een volgende offerte kunt hergebruiken. Dat scheelt een hoop knip- en plakwerk!
We hebben alvast een voorbeeldofferte voor webbureaus voor je klaargezet. Gebruik het om meer klanten binnen te halen en je webbureau te laten groeien. Heb je zelf nog tips voor het opstellen van offertes? Laat het ons weten via **support@offri.nl.**
