Het schrijven van een goede offerte is een kunst. Er zijn eindeloos veel dingen waar je aan moet denken. De juiste structuur, tone of voice, heldere begroting en meer. Met deze checklist zet je in 7 stappen al deze onderdelen op een rijtje en schrijf je binnen no time offerteteksten die scoren en kun je meer opdrachten binnen halen.

1. Begrijp de klant

Je maakt natuurlijk nooit een offerte zonder met je klant gesproken te hebben. Begin daarom met een grondige analyse van je klant. Wie is je klant en wat is hun probleem? Hoe kan jij dit probleem oplossen en hoe zorg je dat zij tevreden de deur uit lopen? Zorg hierbij voor een goede notities. Met een goed gedocumenteerd gesprek haal je veel makkelijker terug waar je over gesproken hebt. Dit verslag is overigens niet om aan je collega’s te geven, zodat zij de offerte kunnen schrijven. Nee, als jij een toekomstige klant hebt gesproken, dan schrijf je de offerte altijd zelf! En met de aantekeningen in de hand kun je de klant letterlijk citeren. Je laat hiermee zien dat je goed hebt geluisterd en oprecht geïnteresseerd bent. Daarmee bezorg je je klant met een echte egotrip, wie houdt daar nou niet van?

2. Gebruik een duidelijke structuur

Hanteer een logische opbouw in je offertetekst:

  • Inleiding: Kort overzicht van de klantvraag en jouw voorstel.
  • Aanpak: Beschrijf hoe jij het probleem oplost.
  • Planning: Geef een overzichtelijke tijdlijn.
  • Kosten: Helder uiteengezet per onderdeel.
  • Contactinformatie: Hoe en wanneer je bereikbaar bent.

In onze offerte-software vind je talloze voorbeelden van offertes voor verschillende sectoren. Neem gerust een kijkje voor inspiratie en om een stevige basis te leggen voor jouw eigen offerte.

3. Professionele vormgeving

Als je eenmaal focus hebt gevonden en je teksten klaar hebt staan, is het slim om gelijk een goed format in te richten en vorm te geven. Dat kan natuurlijk met Word, Canva of Google Docs, maar vaak wordt het dan een document met vooral een lap tekst. Excel geeft je niet meer mogelijkheden dan het maken van een tabel. En PowerPoint, tja dat is gewoonweg niet gemaakt voor het maken van offertes. Als je regelmatig offertes maakt, denk dan eens aan het gebruik van offertesoftware. Daarmee richt je een goed format in en klik je nieuwe offertes zo in elkaar. Dat komt een stuk professioneler over bij je toekomstige klant.

Met Offri kun je eenvoudig afbeeldingen en iconen toevoegen om je offerte visueel aantrekkelijker te maken. Kies zelf kleuren en lettertypes die bij je huisstijl passen zodat ook je offertes helemaal in de branding van je bedrijf zijn opgemaakt.

4. Schrijf in de juiste tone of voice

Ok. De basis is duidelijk. Maar hoe schrijf je nu die pakkende teksten? Pas jij effectief taalgebruik toe of schrijf je gewoon wat er in je opkomt? Wat je ook doet, let vooral op eenvoudig en doeltreffend taalgebruik. Zorg dat de offertetekst aansluit bij de klant. Schrijf formeel voor zakelijke klanten en informeler voor kleinere of creatieve opdrachtgevers. Gebruik eenvoudige taal en vermijd jargon. Download ook onze pdf ‘de kunst van het offerte schrijven’. Hier leer je de 5 randvoorwaarden voor winnende offertes, krijg je een verboden woordenlijst en meer waardevolle tips over hoe je vertelt waar je goed in bent, zonder op te scheppen.

5. Breng focus aan in de producten en/of diensten die je levert

Focus in je producten en/of diensten helpt je om duidelijker te communiceren in the first place. Maar voor jezelf is het ook lekker makkelijk. Je hoeft namelijk niet elke keer het wiel opnieuw uit te vinden en voor iedere offerte nieuwe teksten te schrijven en prijzen te bepalen. Maak standaard teksten en personaliseer je offerte. Breng focus aan in de producten en/of diensten die je levert en laat zien waarom jij de beste keuze bent. Benoem unieke eigenschappen, zoals je expertise, snelheid of speciale garanties.

6. Praat niet teveel over jezelf

Dat is volgens ons één van de belangrijkste tips. Toch wil je graag je klant vertellen waar je goed in bent – daar kiest een klant toch ook voor?

Je hoeft niet te zeggen dat je iets kan als je het kan laten zien. Als jij weet dat je waardevol bent voor een klant, dan zal dat ook doorklinken in een offerte. Sla de juiste toon aan en vertel, zonder over jezelf op te scheppen, waar jij als bedrijf goed in bent.

7. Een goede afsluiter is het halve werk

Eindig je offerte met een uitnodiging tot actie. Bijvoorbeeld: “Neem contact met ons op voor vragen of akkoord via [e-mail/telefoonnummer].” Loop ook je offertetekst altijd nog even na op spelfouten.

Door deze stappen te volgen, maak je niet alleen een betere offerte, maar vergroot je ook je kansen om opdrachten binnen te halen. Een goede offerte schrijven is meer dan een formaliteit – het is jouw kans om een overtuigend verhaal te vertellen en het vertrouwen van de klant te winnen.