Als cateraar weet je als geen ander dat het oog ook wat wil. Dat geldt niet alleen voor je gerechten, maar ook voor je offertes. Je serveert je gerechten toch ook niet op een plastic wegwerpbordje? Dan schotel je je potentiële klant ook geen saai A4’tje voor als offerte. In dit blog vind je tips voor het maken van een offerte waar je klant van gaat watertanden.

🥩 Goede structuur met een overzichtelijke lay-out.

Houd je je aan een goede structuur met een overzichtelijke lay-out. Geef een overzicht van de inhoud, zodat je klant zich comfortabel voelt. Maak gebruik van koppen, subkoppen en bullet points om je offerte lekker leesbaar te maken. Zie je offerte als een goed vormgegeven menukaart in een restaurant. Hier scant een klant ook de koppen (gerechten) en welk gerecht hem aanspreekt, bekijkt hij verder.

✒ Schrijf duidelijk en begrijpelijk

Ingrediëntenlijst, mise-en-place, amuse, degustatie. Als je al jaren in de catering werkt, kan het verleidelijk zijn om jargon te gebruiken. Je klanten begrijpen dit vaak niet, dus schrijf duidelijk en leg moeilijke termen uit. Vermijd lange lappen tekst en complexe zinnen. Gebruik korte, heldere zinnen en een positieve toon.

🤗 Schrijf persoonlijk en werk aan vertrouwen

Event-planners draaien hun hand er natuurlijk niet voor om, maar geef je een personeelsfeest of je ouders zijn 50 jaar getrouwd, dan is het andere koek. Het plannen van een evenement is vaak een uitdaging. Voor iedere doelgroep geldt: maak je offerte persoonlijk.

Wees niet schuw om de naam van je klant te gebruiken en beschrijf letterlijk de wensen en behoeften die ze jou verteld hebben. De klant herkent zijn eigen verhaal en merkt op dat je goed hebt geluisterd en begrijpt wat nodig is. Ook voor die terugkerende klant waar je al jaren de catering voor verzorgt. Laat zien dat je hun feest écht speciaal maakt.

Bijvoorbeeld: “Bedankt voor jullie vertrouwen. We zijn vereerd dat we na zoveel jaren samenwerken met jou en Jolanda onze overheerlijke hapjes bij jullie volgende event ‘Circus Garden’ mogen verzorgen. Dat verdient iets speciaals.”

Of: “Gefeliciteerd met het 50-jarige huwelijk van Henk en Gerda, jullie vader en moeder. Wat een prestatie, dat moet gevierd worden! We maken er net zo’n speciaal moment van als de dag dat ze trouwden. Alleen nu mogen ook hun kinderen en kleinkinderen meegenieten ;P”

Of: “De keuken is de perfecte setting voor teambuilding. Eten verbindt. Dat is precies waar je naar op zoek bent voor jullie personeelsfeest. Een evenement met als doel al jouw collega’s weer met elkaar te verbinden, zodat Jan en Hanistan van elkaars culturen proeven.”

🍣 Fotografie om van te smullen

Misschien is fotografie wel het belangrijkste onderdeel voor offertes van cateraars. Dan bedoelen we niet de (vaak slechte) foto’s zoals in de toeristische restaurants met 50 pagina’s in een mapje met insteekhoezen. Maar sfeervolle, Insta-waardige foto’s om van te smullen. Ga voor sfeerfotografie en verwerk deze in je offerte. Voor veel mensen speelt dit een grote rol in het gevoel wat ze bij je voorstel hebben.

🍰 Tip van flip

Speel met licht, varieer met props, denk na over kleur en zorg voor voldoende contrast, varieer je standpunt en compositie en kijk vooral op Insta hoe anderen dit doen. Of.. laat mooie foto’s maken door een foodfotograaf. Dan kun jij je focussen op het mooi opmaken van de schaaltjes en borden.

🧁 Helder overzicht van je menu-opties

Laat je menu’s schitteren! Beschrijf elk gerecht zo dat de klant het bijna kan proeven. Werk de menu-opties gedetailleerd uit. Dit is namelijk waar de lezer nieuwsgierig naar is en waarmee je je kan onderscheiden van de rest. Voeg foto’s toe ****en geef details over ingrediënten en allergenen.

Specificeer de verschillende opties en geef je klant iets te kiezen, zoals tafelopmaak of live cooking. Deze extra ingrediënten geven net dat beetje extra smaak dat de klant over de streep trekt.

🍔 Tip van flip

Als je extra informatie hebt zoals menu’s, voorwaarden, of testimonials, voeg deze dan als bijlagen toe. Zo blijft je hoofdgerecht – de offerte – overzichtelijk, terwijl je klant toch alle benodigde details kan vinden. 

♥ Toon je beste recensies

Dit is je Michelinster-moment: laat zien dat anderen genieten van jouw culinaire kunsten. Toon je beste recensies van tevreden klanten die aansluiten bij de vraag. Dit zorgt voor vertrouwen bij je nieuwe klant.

💰 Wees transparant over prijs

Net zoals je niet wilt dat een klant verrast wordt door een onverwachte smaak, bevatten je prijzen ook geen onaangename verrassing. Zorg ervoor dat je duidelijk bent over de kosten. Specificeer de verschillende opties.

📣 Call to action

Moedig je klant aan om contact met je op te nemen, een proeverij te plannen, of om de offerte te bespreken. Vermeld je contactgegevens duidelijk zodat ze je makkelijk bereiken.

🍰 Tip van flip

Geef een geldigheidsduur aan je offerte en geef daarmee een gevoel van urgentie. Dit helpt bij het nemen van een beslissing. Sluit altijd af met een krachtige call-to-action.

Jouw offerte zo smakelijk als je gerechten

Met deze offertetips kun jij als cateraar je energie richten op het creëren van culinaire hoogstandjes in plaats van te verdrinken in papierwerk. Met de offertesoftware van Offri gaat het opstellen van offertes razendsnel. We hebben alvast een offertevoorbeeld voor cateraars voor je klaargezet. Maak er gebruik van en haal meer opdrachten binnen.